Formation d'anglais pour Animer une réunion

Quel est le programme ?

• D’accueillir et mettre à l’aise les participants
• Gérer leur rapprochement et prévenir les éventuels conflits
• Les motiver et les impliquer
• Présenter clairement l’objet et le but de la réunion
• Guider la discussion, donner la parole, solliciter des points de vue
• Conduire aux prises de décisions
• Définir, proposer et appliquer les actions de suivi de la réunion
• Adapter ses actions et son discours aux conférences téléphoniques

Comment animer une réunion en anglais ?

L’anglais est souvent considéré comme la langue de référence dans de nombreux milieux professionnels : finance, commerce, ressources humaines… Vous devez donc maîtriser suffisamment la langue pour vous exprimer de manière fluide et claire dans différentes situations. Animer une réunion en anglais demande d’utiliser un vocabulaire professionnel adapté à votre secteur d’activité, mais aussi de bien connaître les codes de communication en vigueur. Les usages peuvent différer en fonction de votre public et de leur propre culture de métier. Attention donc à rester neutre, mais poli et engageant. Voici quelques conseils pour animer une réunion professionnelle en anglais.

Comment animer une réunion professionnelle en anglais ?

Après avoir salué poliment vos participants, il est important de définir clairement les objectifs de la réunion. Pour cela, utilisez des expressions comme :

• “The purpose of this meeting is to…”
• ou bien “Our common objective is to…”.

La seconde expression permet de motiver vos participants à se mettre dans une position active lors de la réunion. En management, il s’agit de transformer une réunion en échanges plutôt que de ne permettre qu’une transmission d’informations descendantes.

Si vous animez une réunion qui réunit des acteurs qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble, ou qui ne viennent pas tous de la même entreprise, il peut être intéressant de demander à chacun de se présenter rapidement :

• “Let’s go around the table and have everyone tell us a bit about themselves”.

Assurez vous du confort et de l’accessibilité de votre présentation :

• “Can you all hear me ?”
• “Can everyone see the screen ?”

Vocabulaire et expressions pour animer une réunion en anglais.

Commencez votre présentation en indiquant de quoi vous allez parler par des expressions telles que :

• I suggest I start with …
• I’m going to present …
• We’re here today to discuss… / I’ve called this meeting to…
• I’d like to hand over to… (pour passer la parole à quelqu’un d’autre que vous).

Conseils pratiques pour animer une réunion en anglais.

Pour animer efficacement une réunion en anglais, il est important de bien vous préparer à ce moment. Etre animateur de réunion ne s’improvise pas, encore moins lorsqu’on doit communiquer en langue anglaise. Vous pouvez tout à fait tenter de comprendre qui seront les participants à votre réunion pour anticiper les questions et réactions possibles.

Préparez aussi vos participants : envoyez un mail préalablement mentionnant l’ordre du jour de la réunion et l’éventuel temps de parole accordé à chacun. Indiquez la liste des participants dans votre mail et n’hésitez pas à faire un petit rappel quelques jours avant la réunion pour leur demander de confirmer leur présence sur votre agenda. Des techniques issues du langage du secrétariat.

Pour que tout le monde arrive détendu et que la réunion se déroule sous les meilleurs auspices, vous pouvez inclure à votre mail le détail des coordonnées de la salle où aura lieu l’évènement. Ainsi, vos participants arriveront plus facilement à bon port et vous éviterez les retards.

Pour bien démarrer la réunion, nous vous conseillons de vous montrer positif en évitant les affirmations négatives. Saluez l’assistance de manière professionnelle mais chaleureuse, grâce à un good morning / good afternoon ou hello. Pensez également à bien signifier que la réunion va commencer. Vous pouvez par exemple dire :

• “It looks like everyone’s here, so let’s get started.”

Lors de la présentation des divers sujets qui réunissent les participants à votre réunion, nous vous conseillons de prendre le temps de donner la parole à qui souhaite la prendre. Généralement, l’expression la plus couramment utilisée est la suivante :

• “Would anyone like to add something on this matter ?”

N’oubliez pas de remercier vos participants pour leurs interventions et à la fin de la réunion. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des expressions clés telles que :

• “That concludes our business today. Thank you all for attending this meeting”.
• “We’ve covered everything. I declare the meeting closed”.
• “I would like to thank you all for your interventions and we will see everyone next time.”

Remercier est une façon polie et claire de terminer une réunion. En anglais, la politesse est de mise. Les relations interculturelles et les usages ne vous pardonneront pas si vous ne les appliquez pas.

Quelles sont les expressions utiles pour vos réunions en anglais ?

Les expressions les plus utiles pour animer votre réunion en anglais ont déjà été citées ci-dessus. Cependant, elles doivent être adaptées à votre secteur professionnel pour être pertinentes et efficaces. Cela implique de connaître le vocabulaire spécifique dont vous avez besoin. Adomlingua a développé une formation d'anglais 100% personnalisable qui vous permet d’apprendre à mener une réunion en anglais, et si vous avez déjà l’habitude de le faire, de vous perfectionner dans votre pratique. L’animation de réunion est une science qui s’apprend.

Notre formation sur les réunions en anglais s’appuie sur votre propre expérience et les documents fournis par vous, pour être au plus près de vos attentes et objectifs. Elle s’adresse aux personnes ayant déjà acquis un anglais général de niveau intermédiaire. Il n’y a en revanche aucun prérequis en ce qui concerne le vocabulaire professionnel. Votre intervenant adaptera ses cours d’anglais pour faciliter votre apprentissage et se concentrer uniquement sur ce qui compte pour vous.

Comment réussir un meeting en anglais ?

Pour réussir votre meeting en anglais, il est indispensable de bien connaître votre audience.

C’est ce détail qui vous fera prendre confiance en vous car vous pourrez anticiper les réactions éventuelles des participants.

Soyez à l’écoute, adaptez-vous et surtout, tentez de vous exprimer de la manière la plus claire qui soit.

Pour cela, adoptez un vocabulaire, un positionnement et une pratique de la langue anglaise adaptée à votre contexte professionnel.

Adomlingua peut vous aider à faire le point.